Controlar una reunión de trabajo

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Cuando se trata de hablar ante un grupo, ya sean clientes o compañeros de trabajo, cada detalle es importante. El mensaje del empleado más brillante se difumina, cuando no se pierde directamente, si no se sabe transmitir de la forma adecuada. Conscientes de la importancia de saber comunicar, directivos y profesionales quieren mejorar sus dotes de oratoria. A continuación, apuntamos algunas nociones básicas para que nuestra comunicación sea más efectiva

Gestualidad

El entusiasmo es uno de los elementos claves para persuadir. La persuasión se transmite a través del lenguaje no verbal: la voz, las posturas, los gestos y la mirada. Si movemos poco las manos y las mantenemos juntas, no denotamos demasiado entusiasmo. Si las manos se mantienen al nivel de los muslos se da a entender que no entusiasma lo que se dice; y si se juntan mucho se da a entender que se está preocupado por la audiencia. Conviene moverlas siguiendo el ritmo del mensaje enfatizando el mismo cuando convenga.

La forma en que se mueve el orador, ya sea en una tarima o en una sala de reuniones, afecta mucho a la solidez del mensaje a transmitir. Si éste se esconde detrás del atril, denota timidez e inseguridad. Lo mismo pasa si flexiona las piernas o se encoge. Hay que estirarse y moverse erguido para transmitir seguridad.

Formas

Las formas también tienen más importancia de lo que parece, a la hora de transmitir un mensaje a otras personas. Aspectos como la puntualidad, no jugar con objetos mientras se escucha a otra persona y olvidarse del móvil, determinan la imagen que proyectamos sobre los demás. Hacer ruido, ocupar demasiado espacio, no saludar a todo el mundo como es debido o mirar descaradamente a algunas personas de la reunión, son errores habituales que se deben evitar.

Respiración

Cuando se está nervioso cuesta más respirar desde el diafragma, con lo cual la respiración es más superficial, por lo que se respira un mayor número de veces por minuto. Cuando se respira hondo se le está diciendo al sistema nervioso que todo está bajo control y no hay peligro; ya que cuando se presiente una amenaza, el sistema nervioso nos prepara para la confrontación (lucha o huida), tensando los músculos (envía adrenalina) y acelera la respiración para oxigenarlos. Conviene inspirar durante unos cinco segundos y expirar lentamente otros cinco segundos, para relajar el sistema nervioso.

Mirada

Mantener el contacto visual con la audiencia, no sólo logra que ésta conecte más con el orador y atienda su mensaje más receptivamente, sino que también ayuda a disminuir las posibilidades de que afloren los nervios en algún momento. Lo ideal es mirar a los ojos a toda la audiencia, entre tres y cinco segundos. Con ello se transmite autoridad porque se genera una situación similar a una pequeña charla personal con cada uno. Es mejor que ir escaneando la sala con la mirada, porque se percibe la gente que hay y pueden aparecer los nervios como consecuencia del “pánico escénico”.

Voz

Contamos con cuatro resortes que a menudo desconocemos: el volumen, el ritmo, la energía y el tono de la voz. Saber manejarlos adecuadamente puede suponer la diferencia entre una intervención aburrida o una motivadora. Las pausas, los silencios, la energía, el tono, la pronunciación y modulación de las palabras, son elementos que hay que entrenar.

Dominio

En ocasiones, alguno de los presentes no permite hablar, ya sea de forma inconsciente o premeditada. Si no interesa buscar la confrontación, o no se puede por jerarquía, es recomendable abstraerse, no personalizar y aprovechar las pausas para retomar la conversación con tacto. Si por el contrario, conviene llevar la iniciativa, lo mejor es no hacer pausas que pueda aprovechar el otro para intervenir y, si lo hace, seguir hablando mirándole a los ojos o usar fórmulas cortantes. Eso sí, evitar siempre la descalificación y/o la agresión verbal.

Presencia física

Las nuevas tecnologías permiten hoy mantener reuniones formales a través de videoconferencia. De hecho, cada vez más compañías optan por reducir los desplazamientos de sus colaboradores, al considerar que las fórmulas de comunicación digitales son suficientes para interactuar con compañeros y clientes.

No obstante, sería un grave error pensar que la comunicación cara a cara ya no es necesaria. Es el pegamento que mantiene unida la empresa y es la mejor manera de crear relaciones entre colegas, ya que permite consolidar las relaciones profesionales. Trabajar codo con codo con los compañeros, ayuda a fomentar relaciones laborales más sólidas, promocionar el pensamiento corporativo, estimular la innovación y mejorar la retención del talento al humanizar su trabajo.

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