Reuniones eficaces y productivas

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Hablábamos en la publicación anterior de los “Agujeros negros de la productividad” y decíamos que uno de ellos son las reuniones improductivas. En esta ocasión, vamos a explicar cómo deberían ser las reuniones para ser eficaces y productivas.

Las reuniones eficaces y productivas son una de las claves del éxito de la empresa, ya que ayudan a mejorar la comunicación, preparar estrategias o hacer frente a los problemas en equipo, entre otros beneficios. Estamos de acuerdo en que es más fácil decirlo que hacerlo, ya que no sería la primera vez que los asistentes a una reunión se miran entre ellos sin entender qué hacen en ella, o que un espeso silencio domine la misma.

Para evitar estas situaciones, damos tres consejos para ayudar a realizar reuniones eficaces y productivas:

Reunirse cara a cara

Varios estudios concluyen que la conexión visual mejora la comunicación y la colaboración. El 71% de los encuestados en dichos estudios, dice que ha perdido la oportunidad de llegar a un acuerdo concreto debido a la falta de interacción cara a cara. ¿Qué significa eso? Las reuniones cara a cara son una necesidad para impulsar la participación.

Sin embargo, es posible que no siempre se tenga tiempo para viajar a la oficina y verse en persona. En la era digital, las herramientas de vídeo permiten las interacciones cara a cara, a la par que reducen el tiempo de viaje y el coste. Se puede conectar fácilmente con una persona o un grupo desde cualquier ordenador, dispositivo móvil o sistema de videoconferencia. ¿Por qué perder el tiempo viajando a una reunión, cuando la tecnología hace que sea fácil hablar y reunirse, prácticamente desde cualquier lugar?

Puntualidad para empezar

Cuando sea el organizador de una reunión, evite programar su comienzo a las 8-9 de la mañana, ya que podría retrasarse con el tráfico o los correos electrónicos que han llegado a primera hora y necesitan ser respondidos, lo que a su vez le impediría ser puntual. Las personas convocadas también podrán disponer del tiempo necesario para despachar sus asuntos, revisar su correo electrónico y planificar el día antes de ir a la reunión. Es mejor reunirse a las 10-11 de la mañana o a primera hora de la tarde. La hora de comienzo es un detalle importante que influye más de lo que se cree en la productividad de la reunión.

No olvide que la cortesía la merece quién llega puntual, no quién llega tarde. En demasiadas ocasiones se ‘dan’ 5 minutos de cortesía por los que no han llegado. Avisando con tiempo, no hay excusas para llegar tarde.

Acortar sus reuniones

Reuniones más cortas significan ahorro de tiempo y mejora del contenido de la reunión. Si tiene muchos asuntos que cubrir, fraccione los temas en dos sesiones o deje que los participantes se tomen un descanso para despejarse y continuar.

¿Cómo mantener las reuniones cortas? En primer lugar, evite la programación de reuniones de una hora. La duración media de una reunión debería ser de 45 minutos, lo que significa que siempre se puede terminar una reunión en unos 30 minutos, si nos centramos en el asunto. En segundo lugar, la preparación es la clave para mantener reuniones cortas. Cuando los puntos del orden del día y de conversación se determinan con claridad, los asistentes estarán menos propensos a distraerse. También es muy útil asignar a un participante como moderador, para que recuerde el tiempo y avise a los asistentes si están fuera de tema. Repensar su estrategia de reunión puede hacer que cuente con más tiempo y un personal más motivado y más eficaz.

La gente que no es necesaria en una reunión, una vez que ésta termina, debe abandonar la sala.

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